Personalreferentinnen und Personalreferenten – im Englischen meist als HR Business Partner oder HR Generalist bezeichnet – sorgen dafür, dass Unternehmen die passenden Mitarbeitenden gewinnen, langfristig binden und fair behandeln. Sie verbinden die Bedürfnisse der Beschäftigten mit den strategischen Zielen des Unternehmens. Je nach Größe und Branche des Arbeitgebers reicht das Aufgabenfeld von operativer Personalverwaltung bis hin zur Gestaltung moderner Personalstrategien.
Gefragt sind Menschen mit kaufmännischem oder wirtschaftswissenschaftlichem Hintergrund, einem guten Gespür für Menschen und fundierten Kenntnissen im Arbeits- und Sozialrecht. Wer Kommunikation mag, strukturiert arbeitet und gerne Verantwortung für Personalthemen übernimmt, findet im Beruf Personalreferent/Personalreferentin ein vielseitiges und zukunftssicheres Tätigkeitsfeld.
2. Ein Tag als Personalreferent / Personalreferentin
Der Arbeitsalltag im Personalwesen ist selten monoton. Typische Tätigkeiten an einem Arbeitstag können sein:
Morgens: Sichtung neuer Bewerbungen im Bewerbermanagement-System, Abstimmung mit Fachabteilungen zu offenen Stellen, Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen.
Vormittags: Durchführen von Interviews, Teilnahme an Auswahlrunden, Erstellen von Gesprächsnotizen und Bewertung der Kandidatinnen und Kandidaten.
Mittags: Kurzmeeting mit der Geschäftsführung oder Bereichsleitung zu Personalbedarfen, Fluktuation oder geplanten Umstrukturierungen.
Nachmittags: Beratung von Mitarbeitenden zu Arbeitsverträgen, Teilzeitmodellen, Elternzeit oder Weiterbildung, Klärung arbeitsrechtlicher Fragen gemeinsam mit der Rechtsabteilung oder externen Fachstellen.
Laufend: Pflege von Personalakten und HR-Systemen, Auswertung von Kennzahlen (z. B. Krankenstand, Fluktuationsrate), Mitarbeit an Projekten wie der Einführung einer neuen HR-Software.
Je nach Organisation kommen weitere Aufgaben hinzu, etwa die Planung von Onboarding-Prozessen, die Organisation von Schulungen oder die Begleitung von Veränderungsprozessen im Unternehmen. Viele Personalreferentinnen und -referenten arbeiten eng mit dem Betriebsrat, der Geschäftsleitung und externen Dienstleistern (z. B. Steuerberater, Bildungsträger) zusammen.
3. Aufgaben
Die Aufgaben eines Personalreferenten/einer Personalreferentin lassen sich grob in vier Bereiche einteilen: Personalgewinnung, Personalbetreuung, Personalentwicklung und Personaladministration.
3.1 Personalgewinnung und Recruiting
Analyse des Personalbedarfs gemeinsam mit den Fachabteilungen
Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
Vorsichtung von Bewerbungen, Durchführung von Telefon- und Vorstellungsgesprächen
Koordination und Durchführung von Assessment-Centern
Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender
3.2 Personalbetreuung und Arbeitsrecht
Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei personalbezogenen Fragen
Beratung zu Arbeitszeitmodellen, Elternzeit, Pflegezeit, Teilzeit und Befristungen (u. a. auf Basis des Teilzeit- und Befristungsgesetzes – TzBfG, Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG)
Mitarbeit bei der Erstellung und Anpassung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen
Unterstützung bei Konflikt- und Beschwerdefällen, ggf. in Zusammenarbeit mit Betriebsrat und Vorgesetzten
Identifikation von Qualifizierungsbedarfen gemeinsam mit den Fachbereichen
Planung und Organisation von Fort- und Weiterbildungen
Mitarbeit bei der Konzeption von Mitarbeitergesprächen, Feedback- und Beurteilungssystemen
Unterstützung bei Talentmanagement, Nachfolgeplanung und Führungskräfteentwicklung
Mitwirkung an Projekten zur Organisationsentwicklung (z. B. Kulturwandel, New Work, Digitalisierung von HR-Prozessen)
3.4 Personaladministration und HR-Controlling
Pflege von Personalstammdaten in HR-Systemen
Erstellung von Bescheinigungen, Zeugnissen und Auswertungen
Zusammenarbeit mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung (z. B. Übermittlung von Änderungen, Einmalzahlungen)
Auswertung von HR-Kennzahlen (z. B. Einstellungsdauer, Fluktuation, Krankenstand)
Unterstützung bei internen Audits und bei der Einhaltung von Datenschutzvorgaben nach DSGVO
4. Ausbildung / Approbation
Für die Tätigkeit als Personalreferent/Personalreferentin gibt es keinen gesetzlich geschützten oder einheitlich geregelten Ausbildungsweg. In der Praxis haben sich jedoch typische Bildungswege herausgebildet.
4.1 Übliche Zugangswege
Hochschulstudium, häufig in:
Betriebswirtschaftslehre (BWL) mit Schwerpunkt Personal/HR
Wirtschaftspsychologie
Personalmanagement/Human Resource Management
Sozialwissenschaften mit personalwirtschaftlicher Vertiefung
Berufsausbildung mit anschließender Weiterbildung, z. B.:
Personaldienstleistungskaufmann/-kauffrau gemäß Verordnung über die Berufsausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann/zur Personaldienstleistungskauffrau (BGBl. I 2008 S. 1038)
Industriekaufmann/-kauffrau, Kaufmann/-kauffrau für Büromanagement oder ähnliche kaufmännische Berufe mit späterem Wechsel ins Personalwesen
4.2 Weiterbildungen und Zertifikatslehrgänge
Viele Personalreferentinnen und -referenten qualifizieren sich über berufsbegleitende Weiterbildungen weiter. Dazu zählen beispielsweise:
Zertifikatslehrgänge „Personalreferent/in (IHK)“ oder „HR-Manager/in (IHK)“ bei Industrie- und Handelskammern (IHK-Weiterbildung)
Lehrgänge im Bereich Arbeitsrecht, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalentwicklung
Weiterbildungen zu modernen Recruiting-Methoden (Social Media Recruiting, Active Sourcing)
Diese Angebote sind in der Regel nicht staatlich einheitlich geregelt, orientieren sich aber an den Anforderungen der Wirtschaft. Inhalt und Umfang können je nach Anbieter variieren.
4.3 Rechtliche Zulassung / Approbation
Eine Approbation wie in Gesundheitsberufen ist für Personalreferentinnen und -referenten nicht erforderlich. Entscheidend sind stattdessen:
ein einschlägiger Berufs- oder Studienabschluss,
mehrjährige Berufspraxis im Personalbereich und
kontinuierliche Weiterbildung, insbesondere in Arbeits- und Sozialrecht.
5. Gehalt
Die Vergütung von Personalreferentinnen und -referenten hängt stark von Branche, Unternehmensgröße, Tarifbindung, Region und Berufserfahrung ab. In tarifgebundenen Unternehmen gelten die jeweiligen Branchentarifverträge, in nicht tarifgebundenen Betrieben werden Gehälter individuell vereinbart.
5.1 Einstiegsgehalt
Laut dem Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit lag das Medianentgelt für „Personalreferenten und vergleichbare Berufe“ in Deutschland im Jahr 2024 bei rund 4.600 € brutto monatlich in Vollzeit, was etwa 55.000 € brutto jährlich entspricht (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas, Abruf 2024).
Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger mit Hochschulabschluss starten je nach Region und Branche typischerweise bei etwa 3.500 € bis 4.200 € brutto im Monat, also bei ungefähr 42.000 € bis 50.000 € brutto im Jahr.
5.2 Gehalt mit Berufserfahrung
Mit einigen Jahren Berufserfahrung und eigenständiger Verantwortung für einen Betreuungsbereich liegen Gehälter häufig zwischen 50.000 € und 65.000 € brutto jährlich.
In größeren Unternehmen oder in Branchen mit höheren Tarifentgelten (z. B. Metall- und Elektroindustrie, Chemie) sind auch Jahresgehälter oberhalb von 70.000 € möglich, insbesondere mit Projektverantwortung oder Führungsaufgaben.
5.3 Tarifliche Einordnung (Beispiel)
In der Metall- und Elektroindustrie werden Personalreferentinnen und -referenten je nach Bundesland und Aufgabenprofil häufig in Entgeltgruppen des kaufmännisch-verwaltenden Bereichs eingeordnet (z. B. Entgeltgruppe 10–12 der ERA-Tarifverträge). Die konkreten Tabellenentgelte sind in den regionalen Tarifverträgen geregelt (z. B. IG Metall, Arbeitgeberverbände der Metall- und Elektroindustrie).
Übersicht: Gehaltsbereiche für Personalreferent/innen in Deutschland (Stand 2024)
Karrierestufe
Monatsgehalt brutto (ca.)
Jahresgehalt brutto (ca.)
Quelle / Hinweis
Berufseinsteiger/in
3.500 € – 4.200 €
42.000 € – 50.000 €
Erfahrene/r Personalreferent/in
4.200 € – 5.400 €
50.000 € – 65.000 €
Senior-/Lead-Personalreferent/in
5.400 € – 6.000 €+
65.000 € – 72.000 €+
Die genannten Werte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Gehaltsberatung. Maßgeblich sind immer die konkreten Tarifverträge oder Arbeitsverträge.
6. Karrierewege
Das Berufsfeld Personalreferent/Personalreferentin bietet vielfältige Entwicklungs- und Spezialisierungsmöglichkeiten.
6.1 Fachliche Spezialisierung
Recruiting/Personalgewinnung: Fokus auf Bewerbungsmanagement, Employer Branding, Hochschulmarketing, Active Sourcing.
Personalentwicklung: Konzeption und Steuerung von Weiterbildungsprogrammen, Talentmanagement, Führungskräfteentwicklung.
Compensation & Benefits: Mitgestaltung von Vergütungssystemen, Bonusmodellen und betrieblichen Zusatzleistungen.
Arbeitsrecht/HR-Compliance: Spezialisierung auf arbeitsrechtliche Fragestellungen, Betriebsverfassungsrecht und Mitbestimmung.
HR-IT & HR-Controlling: Arbeit mit HR-Software, Datenanalysen, Kennzahlensystemen.
6.2 Führungslaufbahn
Mit wachsender Erfahrung können Personalreferentinnen und -referenten in leitende Funktionen aufsteigen, zum Beispiel:
Teamleitung Personal
Leitung Personalabteilung / Head of HR
HR-Business-Partner mit Verantwortung für bestimmte Geschäftsbereiche
Mitglied der erweiterten Geschäftsleitung im Bereich Human Resources
6.3 Laufbahn in der Beratung oder Selbstständigkeit
Erfahrene HR-Fachkräfte wechseln mitunter in:
HR- oder Unternehmensberatung (z. B. Restrukturierung, Organisationsentwicklung, Vergütungsberatung)
selbstständige Tätigkeit als Coach, Trainer/in oder Berater/in für Personal- und Organisationsentwicklung
Projektarbeit im Rahmen befristeter Mandate (Interim Management im HR-Bereich)
7. Verwandte Berufe
Wer sich für die Arbeit im Personalwesen interessiert, findet noch weitere Berufe mit ähnlichen Aufgabenprofilen:
Personaldienstleistungskaufmann / -kauffrau: Kaufmännischer Ausbildungsberuf mit Schwerpunkt auf Personaldienstleistungen, Arbeitnehmerüberlassung und Kundenbetreuung.
Personalentwickler/in: Schwerpunkt auf Qualifizierung, Talentförderung und Weiterbildungskonzepten.
HR-Business-Partner: Strategisch ausgerichtete HR-Funktion mit enger Anbindung an die Geschäftsführung oder Bereichsleitung.
Recruiter/in: Spezialisierung auf das Gewinnen neuer Mitarbeitender, häufig mit starkem Fokus auf Active Sourcing und Social Media.
Personalleiter/in: Führungsverantwortung für die gesamte Personalabteilung und deren strategische Ausrichtung.
8. FAQ – Häufige Fragen zum Beruf Personalreferent / Personalreferentin
1. Braucht man zwingend ein Studium, um Personalreferent/in zu werden?
Ein Hochschulabschluss in BWL, Personalmanagement oder einem ähnlichen Fach ist im mittleren und größeren Unternehmensumfeld häufig erwünscht. Es gibt jedoch auch Quereinstiege über eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-kauffrau, Personaldienstleistungskaufmann/-kauffrau) und anschließende Weiterbildungen, etwa zum/zur „Personalreferent/in (IHK)“. Entscheidend sind Berufserfahrung im Personalbereich und fundierte arbeitsrechtliche Kenntnisse.
2. Welche Kenntnisse im Arbeitsrecht sind für Personalreferent/innen wichtig?
Personalreferentinnen und -referenten sollten die Grundzüge des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts kennen. Dazu gehören unter anderem das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) im Arbeitsvertragsrecht, das Kündigungsschutzgesetz (KSchG), das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) sowie das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Für Spezialfragen ziehen viele Unternehmen zusätzlich interne oder externe Rechtsberatung hinzu.
3. Wie stark wirkt sich die Unternehmensgröße auf das Aufgabenprofil aus?
In kleineren Unternehmen bearbeiten Personalreferent/innen häufig ein sehr breites Spektrum an Aufgaben von der Lohnvorbereitung über Recruiting bis zur Personalentwicklung. In größeren Unternehmen ist das HR-Umfeld stärker spezialisiert: Dort fokussieren sich Personalreferent/innen eher auf bestimmte Bereiche, etwa Betreuung eines definierten Mitarbeiterkreises als HR-Business-Partner oder auf Spezialthemen wie Recruiting oder Personalentwicklung.
4. Welche Soft Skills sind im Beruf Personalreferent/in besonders wichtig?
Wichtige persönliche Kompetenzen sind Kommunikationsstärke, Empathie und die Fähigkeit, auch in Konfliktsituationen sachlich und lösungsorientiert zu bleiben. Hinzu kommen Diskretion beim Umgang mit vertraulichen Informationen, Organisationsgeschick für parallele Vorgänge sowie eine hohe Serviceorientierung gegenüber Mitarbeitenden und Führungskräften. Da viele Prozesse digital laufen, sind zudem IT-Affinität und der sichere Umgang mit HR-Software von Vorteil.
Ein Bereichsleiter ist verantwortlich für die strategische und operative Führung eines
bestimmten Unternehmensbereichs, wie Vertrieb, Produktion oder Personal. Zu den Aufgaben
gehören die Planung und Umsetzung von Zielvorgaben, die Koordination der Arbeitsabläufe
und die Führung von Mitarbeitern im eigenen Bereich. Bereichsleiter analysieren zudem
Leistungskennzahlen und optimieren Prozesse, um Effizienz und Zielerreichung
sicherzustellen. Darüber hinaus sind sie oft in die Budgetplanung und -kontrolle eingebunden
und berichten regelmäßig an die Geschäftsleitung.
Welche Voraussetzungen braucht man als Bereichsleiter?
Für die Tätigkeit als Bereichsleiter sind Führungsstärke, strategisches Denken und
ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten erforderlich. Bereichsleiter sollten in der Lage
sein, sowohl eigenständig Entscheidungen zu treffen als auch Teams zu motivieren und zu
leiten. Kommunikationsstärke, Belastbarkeit und ein tiefgehendes Verständnis für die
jeweiligen Unternehmensprozesse sind ebenfalls wichtig. In vielen Fällen sind umfangreiche
Branchenkenntnisse und Erfahrung in der jeweiligen Fachabteilung vorteilhaft.
Welche Ausbildung benötigt man als Bereichsleiter?
Für den Beruf des Bereichsleiters wird meist ein Studium in einem einschlägigen Bereich,
wie Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen oder einem fachlich spezifischen Studiengang,
erwartet. Praktische Erfahrung und beruflicher Aufstieg innerhalb des Unternehmens sind oft
ebenso wichtig. Eine Weiterbildung im Bereich Führung oder Management, wie
beispielsweise ein MBA, kann ebenfalls von Vorteil sein und die Karrierechancen
erhöhen.
Was verdient ein Bereichsleiter?
Das Gehalt eines Bereichsleiters variiert stark je nach Branche, Unternehmensgröße und
Verantwortungsbereich. In Deutschland liegt das durchschnittliche Jahresbruttogehalt
zwischen 70.000 und 120.000 Euro. In Großunternehmen oder in Branchen mit hoher
Verantwortung kann das Gehalt auch darüber hinausgehen, insbesondere mit wachsender
Berufserfahrung und zusätzlicher Personalverantwortung.
Wo ist der Arbeitsplatz eines Bereichsleiters?
Bereichsleiter arbeiten hauptsächlich in Büros, da sie sich mit der Planung, Organisation
und Analyse von Abteilungsprozessen befassen. Sie sind in allen größeren Unternehmen,
unabhängig von der Branche, zu finden. Regelmäßige Meetings mit der Geschäftsleitung und
Abteilungsleitern gehören ebenso zum Arbeitsalltag wie gelegentliche Dienstreisen, vor allem
in Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationalen Projekten.
Welche Berufe sind ähnlich zum Bereichsleiter?
Ähnliche Berufe zum Bereichsleiter sind Abteilungsleiter, Teamleiter und Betriebsleiter.
Auch Positionen wie Projektleiter oder Standortleiter haben viele Überschneidungen,
insbesondere bei der Führung und Organisation von Teams und Prozessen. Im
Managementbereich sind zudem der Business Unit Manager oder der Regionalleiter
vergleichbare Positionen, je nach Spezialisierung und Unternehmensstruktur.
