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Berufsporträt: Personalreferent / Personalreferentin

Jobangebote: Personalreferent / Personalreferentin

1. Einleitung

Personalreferentinnen und Personalreferenten – im Englischen meist als HR Business Partner oder HR Generalist bezeichnet – sorgen dafür, dass Unternehmen die passenden Mitarbeitenden gewinnen, langfristig binden und fair behandeln. Sie verbinden die Bedürfnisse der Beschäftigten mit den strategischen Zielen des Unternehmens. Je nach Größe und Branche des Arbeitgebers reicht das Aufgabenfeld von operativer Personalverwaltung bis hin zur Gestaltung moderner Personalstrategien.

Gefragt sind Menschen mit kaufmännischem oder wirtschaftswissenschaftlichem Hintergrund, einem guten Gespür für Menschen und fundierten Kenntnissen im Arbeits- und Sozialrecht. Wer Kommunikation mag, strukturiert arbeitet und gerne Verantwortung für Personalthemen übernimmt, findet im Beruf Personalreferent/Personalreferentin ein vielseitiges und zukunftssicheres Tätigkeitsfeld.

2. Ein Tag als Personalreferent / Personalreferentin

Der Arbeitsalltag im Personalwesen ist selten monoton. Typische Tätigkeiten an einem Arbeitstag können sein:

• Morgens: Sichtung neuer Bewerbungen im Bewerbermanagement-System, Abstimmung mit Fachabteilungen zu offenen Stellen, Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen.
• Vormittags: Durchführen von Interviews, Teilnahme an Auswahlrunden, Erstellen von Gesprächsnotizen und Bewertung der Kandidatinnen und Kandidaten.
• Mittags: Kurzmeeting mit der Geschäftsführung oder Bereichsleitung zu Personalbedarfen, Fluktuation oder geplanten Umstrukturierungen.
• Nachmittags: Beratung von Mitarbeitenden zu Arbeitsverträgen, Teilzeitmodellen, Elternzeit oder Weiterbildung, Klärung arbeitsrechtlicher Fragen gemeinsam mit der Rechtsabteilung oder externen Fachstellen.
• Laufend: Pflege von Personalakten und HR-Systemen, Auswertung von Kennzahlen (z. B. Krankenstand, Fluktuationsrate), Mitarbeit an Projekten wie der Einführung einer neuen HR-Software.

Je nach Organisation kommen weitere Aufgaben hinzu, etwa die Planung von Onboarding-Prozessen, die Organisation von Schulungen oder die Begleitung von Veränderungsprozessen im Unternehmen. Viele Personalreferentinnen und -referenten arbeiten eng mit dem Betriebsrat, der Geschäftsleitung und externen Dienstleistern (z. B. Steuerberater, Bildungsträger) zusammen.

3. Aufgaben

Die Aufgaben eines Personalreferenten/einer Personalreferentin lassen sich grob in vier Bereiche einteilen: Personalgewinnung, Personalbetreuung, Personalentwicklung und Personaladministration.

3.1 Personalgewinnung und Recruiting

• Analyse des Personalbedarfs gemeinsam mit den Fachabteilungen
• Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
• Auswahl passender Recruiting-Kanäle (Jobbörsen, soziale Netzwerke, Hochschulkontakte)
• Vorsichtung von Bewerbungen, Durchführung von Telefon- und Vorstellungsgesprächen
• Koordination und Durchführung von Assessment-Centern
• Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender

3.2 Personalbetreuung und Arbeitsrecht

• Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei personalbezogenen Fragen
• Beratung zu Arbeitszeitmodellen, Elternzeit, Pflegezeit, Teilzeit und Befristungen (u. a. auf Basis des Teilzeit- und Befristungsgesetzes – TzBfG, Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG)
• Mitarbeit bei der Erstellung und Anpassung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen
• Unterstützung bei Konflikt- und Beschwerdefällen, ggf. in Zusammenarbeit mit Betriebsrat und Vorgesetzten
• Beachtung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Nachweisgesetz, Entgelttransparenzgesetz, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz – AGG)

3.3 Personalentwicklung und Organisation

• Identifikation von Qualifizierungsbedarfen gemeinsam mit den Fachbereichen
• Planung und Organisation von Fort- und Weiterbildungen
• Mitarbeit bei der Konzeption von Mitarbeitergesprächen, Feedback- und Beurteilungssystemen
• Unterstützung bei Talentmanagement, Nachfolgeplanung und Führungskräfteentwicklung
• Mitwirkung an Projekten zur Organisationsentwicklung (z. B. Kulturwandel, New Work, Digitalisierung von HR-Prozessen)

3.4 Personaladministration und HR-Controlling

• Pflege von Personalstammdaten in HR-Systemen
• Erstellung von Bescheinigungen, Zeugnissen und Auswertungen
• Zusammenarbeit mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung (z. B. Übermittlung von Änderungen, Einmalzahlungen)
• Auswertung von HR-Kennzahlen (z. B. Einstellungsdauer, Fluktuation, Krankenstand)
• Unterstützung bei internen Audits und bei der Einhaltung von Datenschutzvorgaben nach DSGVO

4. Ausbildung / Approbation

Für die Tätigkeit als Personalreferent/Personalreferentin gibt es keinen gesetzlich geschützten oder einheitlich geregelten Ausbildungsweg. In der Praxis haben sich jedoch typische Bildungswege herausgebildet.

4.1 Übliche Zugangswege

• Hochschulstudium, häufig in:
  • Betriebswirtschaftslehre (BWL) mit Schwerpunkt Personal/HR
  • Wirtschaftspsychologie
  • Personalmanagement/Human Resource Management
  • Sozialwissenschaften mit personalwirtschaftlicher Vertiefung
• Berufsausbildung mit anschließender Weiterbildung, z. B.:
  • Personaldienstleistungskaufmann/-kauffrau gemäß Verordnung über die Berufsausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann/zur Personaldienstleistungskauffrau (BGBl. I 2008 S. 1038)
  • Industriekaufmann/-kauffrau, Kaufmann/-kauffrau für Büromanagement oder ähnliche kaufmännische Berufe mit späterem Wechsel ins Personalwesen

4.2 Weiterbildungen und Zertifikatslehrgänge

Viele Personalreferentinnen und -referenten qualifizieren sich über berufsbegleitende Weiterbildungen weiter. Dazu zählen beispielsweise:

• Zertifikatslehrgänge „Personalreferent/in (IHK)“ oder „HR-Manager/in (IHK)“ bei Industrie- und Handelskammern (IHK-Weiterbildung)
• Lehrgänge im Bereich Arbeitsrecht, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalentwicklung
• Weiterbildungen zu modernen Recruiting-Methoden (Social Media Recruiting, Active Sourcing)

Diese Angebote sind in der Regel nicht staatlich einheitlich geregelt, orientieren sich aber an den Anforderungen der Wirtschaft. Inhalt und Umfang können je nach Anbieter variieren.

4.3 Rechtliche Zulassung / Approbation

Eine Approbation wie in Gesundheitsberufen ist für Personalreferentinnen und -referenten nicht erforderlich. Entscheidend sind stattdessen:

• ein einschlägiger Berufs- oder Studienabschluss,
• mehrjährige Berufspraxis im Personalbereich und
• kontinuierliche Weiterbildung, insbesondere in Arbeits- und Sozialrecht.

5. Gehalt

Die Vergütung von Personalreferentinnen und -referenten hängt stark von Branche, Unternehmensgröße, Tarifbindung, Region und Berufserfahrung ab. In tarifgebundenen Unternehmen gelten die jeweiligen Branchentarifverträge, in nicht tarifgebundenen Betrieben werden Gehälter individuell vereinbart.

5.1 Einstiegsgehalt

Laut dem Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit lag das Medianentgelt für „Personalreferenten und vergleichbare Berufe“ in Deutschland im Jahr 2024 bei rund 4.600 € brutto monatlich in Vollzeit, was etwa 55.000 € brutto jährlich entspricht (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas, Abruf 2024).

Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger mit Hochschulabschluss starten je nach Region und Branche typischerweise bei etwa 3.500 € bis 4.200 € brutto im Monat, also bei ungefähr 42.000 € bis 50.000 € brutto im Jahr.

5.2 Gehalt mit Berufserfahrung

• Mit einigen Jahren Berufserfahrung und eigenständiger Verantwortung für einen Betreuungsbereich liegen Gehälter häufig zwischen 50.000 € und 65.000 € brutto jährlich.
• In größeren Unternehmen oder in Branchen mit höheren Tarifentgelten (z. B. Metall- und Elektroindustrie, Chemie) sind auch Jahresgehälter oberhalb von 70.000 € möglich, insbesondere mit Projektverantwortung oder Führungsaufgaben.

5.3 Tarifliche Einordnung (Beispiel)

In der Metall- und Elektroindustrie werden Personalreferentinnen und -referenten je nach Bundesland und Aufgabenprofil häufig in Entgeltgruppen des kaufmännisch-verwaltenden Bereichs eingeordnet (z. B. Entgeltgruppe 10–12 der ERA-Tarifverträge). Die konkreten Tabellenentgelte sind in den regionalen Tarifverträgen geregelt (z. B. IG Metall, Arbeitgeberverbände der Metall- und Elektroindustrie).

Die genannten Werte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Gehaltsberatung. Maßgeblich sind immer die konkreten Tarifverträge oder Arbeitsverträge.

6. Karrierewege

Das Berufsfeld Personalreferent/Personalreferentin bietet vielfältige Entwicklungs- und Spezialisierungsmöglichkeiten.

6.1 Fachliche Spezialisierung

• Recruiting/Personalgewinnung: Fokus auf Bewerbungsmanagement, Employer Branding, Hochschulmarketing, Active Sourcing.
• Personalentwicklung: Konzeption und Steuerung von Weiterbildungsprogrammen, Talentmanagement, Führungskräfteentwicklung.
• Compensation & Benefits: Mitgestaltung von Vergütungssystemen, Bonusmodellen und betrieblichen Zusatzleistungen.
• Arbeitsrecht/HR-Compliance: Spezialisierung auf arbeitsrechtliche Fragestellungen, Betriebsverfassungsrecht und Mitbestimmung.
• HR-IT & HR-Controlling: Arbeit mit HR-Software, Datenanalysen, Kennzahlensystemen.

6.2 Führungslaufbahn

Mit wachsender Erfahrung können Personalreferentinnen und -referenten in leitende Funktionen aufsteigen, zum Beispiel:

• Teamleitung Personal
• Leitung Personalabteilung / Head of HR
• HR-Business-Partner mit Verantwortung für bestimmte Geschäftsbereiche
• Mitglied der erweiterten Geschäftsleitung im Bereich Human Resources

6.3 Laufbahn in der Beratung oder Selbstständigkeit

Erfahrene HR-Fachkräfte wechseln mitunter in:

• HR- oder Unternehmensberatung (z. B. Restrukturierung, Organisationsentwicklung, Vergütungsberatung)
• selbstständige Tätigkeit als Coach, Trainer/in oder Berater/in für Personal- und Organisationsentwicklung
• Projektarbeit im Rahmen befristeter Mandate (Interim Management im HR-Bereich)

7. Verwandte Berufe

Wer sich für die Arbeit im Personalwesen interessiert, findet noch weitere Berufe mit ähnlichen Aufgabenprofilen:

• Personaldienstleistungskaufmann / -kauffrau: Kaufmännischer Ausbildungsberuf mit Schwerpunkt auf Personaldienstleistungen, Arbeitnehmerüberlassung und Kundenbetreuung.
• Personalentwickler/in: Schwerpunkt auf Qualifizierung, Talentförderung und Weiterbildungskonzepten.
• HR-Business-Partner: Strategisch ausgerichtete HR-Funktion mit enger Anbindung an die Geschäftsführung oder Bereichsleitung.
• Recruiter/in: Spezialisierung auf das Gewinnen neuer Mitarbeitender, häufig mit starkem Fokus auf Active Sourcing und Social Media.
• Personalleiter/in: Führungsverantwortung für die gesamte Personalabteilung und deren strategische Ausrichtung.

8. FAQ – Häufige Fragen zum Beruf Personalreferent / Personalreferentin

1. Braucht man zwingend ein Studium, um Personalreferent/in zu werden?

Ein Hochschulabschluss in BWL, Personalmanagement oder einem ähnlichen Fach ist im mittleren und größeren Unternehmensumfeld häufig erwünscht. Es gibt jedoch auch Quereinstiege über eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-kauffrau, Personaldienstleistungskaufmann/-kauffrau) und anschließende Weiterbildungen, etwa zum/zur „Personalreferent/in (IHK)“. Entscheidend sind Berufserfahrung im Personalbereich und fundierte arbeitsrechtliche Kenntnisse.

2. Welche Kenntnisse im Arbeitsrecht sind für Personalreferent/innen wichtig?

Personalreferentinnen und -referenten sollten die Grundzüge des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts kennen. Dazu gehören unter anderem das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) im Arbeitsvertragsrecht, das Kündigungsschutzgesetz (KSchG), das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) sowie das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Für Spezialfragen ziehen viele Unternehmen zusätzlich interne oder externe Rechtsberatung hinzu.

3. Wie stark wirkt sich die Unternehmensgröße auf das Aufgabenprofil aus?

In kleineren Unternehmen bearbeiten Personalreferent/innen häufig ein sehr breites Spektrum an Aufgaben von der Lohnvorbereitung über Recruiting bis zur Personalentwicklung. In größeren Unternehmen ist das HR-Umfeld stärker spezialisiert: Dort fokussieren sich Personalreferent/innen eher auf bestimmte Bereiche, etwa Betreuung eines definierten Mitarbeiterkreises als HR-Business-Partner oder auf Spezialthemen wie Recruiting oder Personalentwicklung.

4. Welche Soft Skills sind im Beruf Personalreferent/in besonders wichtig?

Wichtige persönliche Kompetenzen sind Kommunikationsstärke, Empathie und die Fähigkeit, auch in Konfliktsituationen sachlich und lösungsorientiert zu bleiben. Hinzu kommen Diskretion beim Umgang mit vertraulichen Informationen, Organisationsgeschick für parallele Vorgänge sowie eine hohe Serviceorientierung gegenüber Mitarbeitenden und Führungskräften. Da viele Prozesse digital laufen, sind zudem IT-Affinität und der sichere Umgang mit HR-Software von Vorteil.

9. Quellen

1. Bundesagentur für Arbeit – Entgeltatlas, Beruf „Personalreferent/in und vergleichbare Berufe“, Abrufjahr 2024, https://web.arbeitsagentur.de/entgeltatlas
2. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/agg
3. Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg
4. Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/tzbfg

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